Ordning och reda på det aktivitetsbaserade kontoret

På H&Ms kontor i Marievik sitter cirka 3000 medarbetare. Här har man samlat större delen av sin globala IT-funktion under ett och samma tak. När avdelningarna började flytta in i sina nya aktivitetsbaserade kontorslokaler blev det snabbt tydligt att de fria arbetsplatserna också hade baksidor de inte hade räknat med. 

– Våra nya fina lokaler blev snabbt röriga och det blev tydligt att vi inte skulle lyckas lösa problemet med hjälp av uppmanande lappar, berättar Peter Frank, Fastighetsansvarig Marievik/Liljeholmen på H&M IT.

Med hållbarhet som ledstjärna 

För att få hjälp med att hålla ordning på kontoret och samtidigt arbeta aktivt utifrån koncernens starka drivkrafter inom hållbarhet och allas lika värde, vände de sig till Samhall. 

– Samhall sydde ihop en lösning utifrån våra behov. Vi bestämde oss för att prova på upplägget under sex månader, men redan efter två var vi övertygade, säger Peter Frank. 

Idag arbetar omkring 30 medarbetare från Samhall hos H&M IT som servicevärdar och värdinnor. De ansvarar för att se till att det är ordning och reda i lokalerna. Det innebär bland annat att se till att muggarna är undanplockade, diskmaskinerna tömda, tavlorna i konferensrummen avtorkade och att stolar är inskjutna. Eftersom det är ett aktivitetsbaserat kontor ser de även till att det finns tangentbord, mus och mattor på varje arbetsplats. 

– Det är en otrolig skillnad. Nu är det alltid ordning hos oss. Det är en fröjd! En positiv sidoeffekt är dessutom att slitaget på all utrustning minskar avsevärt när allt är i ordning och tas om hand hela tiden. Det hade vi inte räknat med men är värt jättemycket, berättar Peter Frank. 

Stolta medarbetare 

Bland personalen på kontoret i Marievik är Samhalls medarbetare mycket uppskattade. Delvis för sina insatser för att hålla lokalerna i toppskick, men kanske framförallt för att de bidrar till den mångfald och inkludering som bolaget står för och vill främja. 

– Sedan samarbetet med Samhall inleddes har vi kunnat se en kraftig ökning av stolthet och nöjdhet i våra medarbetarundersökningar och vi får ofta kommentarer från våra anställda som uttrycker en otrolig stolthet över det här, avslutar Peter Frank. 

Utmaning:

I H&M:s nya aktivitetsbaserade lokaler blev det snabbt stökigt och rörigt. De fria arbetsplatserna gjorde att ingen kände ansvar över att hålla ordning vid arbetsytorna vilket orsakade ett ostädat intryck och irritation bland medarbetarna. 

Lösning: 

På varje våningsplan finns nu ett antal dedikerade servicevärdar och värdinnor som ansvarar för att hålla ordning och se till att allt fungerar som det ska i kontorslokalerna. De plockar muggar från borden, röjer undan vid diskmaskinen och felanmäler sådant som är trasigt. 

Effekt:

Idag är kontorslokalerna alltid i ordning och man har dessutom kunnat se att slitaget på fastigheten och utrustningen har minskat tack vare arbetet som våra medarbetare gör. I interna medarbetarundersökningar har det dessutom visat sig att stoltheten och nöjdheten bland personalen har ökat kraftigt sedan samarbetets start.